In wissensintensiven Organisationen aus Wirtschaft und Verwaltung werden täglich zahlreiche Präsentations- und Schulungsmaterialien sowie Handbücher und Tutorials erstellt, verwaltet und veröffentlicht. Oft liegen Dokumente mit ähnlichem Inhalt oder verschiedene Versionen eines Dokumentes verstreut auf Arbeitsplatzrechnern oder versteckt auf einem Fileserver. Dies erschwert das Finden von Dokumenten und die Wahrung eines einheitlichen Layouts und führt zu unnötiger Doppelerstellung. Die Aktualisierung von Inhalten, die in mehreren Dokumenten verwendet werden, ist nahezu unmöglich.

Gemeinsam mit der Volkswagen Coaching GmbH wurde auf Grundlage des Wissensmanagement- und eLearning Systems open-EIS ein webbasiertes System zur Planung, Erstellung, Pflege und Mehrfachnutzung von Schulungsunterlagen, Seminarmitteln und Präsentationen entwickelt, welches die redundanzfreie Erstellung und Verwaltung von Schulungs- und Präsentationsunterlagen, auch in verschiedenen Sprachen, ermöglicht.

Lösung

EDITS Web sorgt dafür, dass alle Dokumente mit Außenwirkung ein einheitliches Layout aufweisen, zentral versioniert und automatisch aktualisiert werden, wenn sich Texte oder Grafiken unternehmensweit ändern.
Strukturen und Layout der Dokumente werden serverbasiert angelegt und verwaltet. Zur Erstellung von Unterlagen greifen die Redakteure über den EDITS Web-Explorer auf die vorgegebenen Strukturen und Layouts zu und befüllen diese modular mit Inhalten, die ebenfalls zentral und in kleinen Einheiten abgelegt und verwaltet werden. Hierfür werden die gewohnten Editoren wie MS Word oder MS PowerPoint verwendet. Die Funktionen der Editoren können eingeschränkt werden, so dass die Redakteure z. B. Schriften oder Farben nicht ändern können und ein durchgängig einheitliches Layout gewährleistet wird. Inhalte oder Grafiken, die häufig verwendet werden, können in einer zentralen Text- und Mediacollection abgelegt werden, auf die alle Redakteure Zugriff haben. Änderungen an diesen Inhalten bewirken automatisch eine Aktualisierung der Dokumente, die diese zentralen Texte oder Grafiken verwenden. Aus Inhalten, Strukturen und Layouts werden schließlich fertige Produkte gerendert, wobei diese modular aus den vorhandenen Inhaltsbausteinen und Strukturen zusammengestellt und somit den jeweiligen Zielgruppen angepasst werden können.
Vorhandene Unterlagen und Präsentationen müssen nicht erneut gepflegt werden, sondern können in das System importiert und weitergepflegt werden. Ein flexibles Metadatenframework ermöglicht eine effiziente Strukturierung und Klassifizierung der Dokumente und ausgereifte Suchfunktionalitäten machen jeden Inhalt in sekundenschnelle auffindbar. Das feingranulare Rechtemanagement und der integrierte Freigabeworkflow sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Inhalte sieht und dass nur einwandfreie Unterlagen nach außen gelangen.

EDITS Web ist plattformunabhängig, skalierbar, mandantenfähig und mehrsprachig. Diese auf modernsten JAVA und XML Technologien beruhende Lösung ermöglicht auch größten Unternehmen mit vielen nationalen und internationalen Niederlassungen die redundanzfreie Erstellung und Verwaltung Ihrer Schulungs- und Präsentationsunterlagen in verschiedenen Sprachen, dank Offline Client auch ohne permanenten Internetzugang.

Zukunftsausblick

EDITS Web überführt Daten verschiedenster Formate in XML. Diese Daten können dann wieder in beliebige Formate gerendert werden, angefangen von XML über MS-Office bis hin zu OpenOffice Formaten. EDITS Web kann so für die Konvertierung von proprietären Formaten nach OpenOffice eingesetzt werden und in Unternehmen oder Verwaltungen die Migrierung auf eine vollständige Open Source Systemlandschaft sowohl auf der Server- als auch auf der Clientseite effizient unterstützen.

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